Dispositif d'alerte professionnelle

1. Fonctionnement

Le dispositif mis en place par notre société est constitué par une boite vocale (Boîte vocale : 0800 100 219) ouverte à l’ensemble du personnel ainsi qu’aux personnes listées dans le chapitre 2 du présent dispositif. Ce dispositif d’alerte, dont l’utilisation est facultative, est conforme au référentiel relatif au traitement des données à caractère personnel destinées à la mise en oeuvre d’un dispositif d’alertes professionnelles adopté par la CNIL le 18 juillet 2019. Il concerne les sociétés Esso S.A.F., Esso Raffinage, ExxonMobil Chemical France et WOREX.

Les utilisateurs de ce dispositif d’alerte ont la garantie que leur identité, les faits objets du signalement et les personnes visées seront traitées de façon confidentielle par le COmité de PRAtique des AFfaires (COPRAF) agissant en tant que référent et dont les membres sont soumis aux obligations de confidentialité prévues à l’article 9 de la loi du 9 décembre 2016.

En aucun cas leur identité ne sera communiquée à la personne concernée par le cas rapporté.

La boite vocale est placée sous la responsabilité et opérée par la fonction Direction du Contrôle Financier¹ d’Esso S.A.F. qui fait partie du COPRAF.

Lorsqu’un appel est passé sur cette ligne, l’appel est enregistré comme un appel anonyme, et le message audio (s’il a été enregistré par la personne qui a appelé la ligne) est réceptionné dans une boite vocale sécurisée. Seuls le Directeur du Contrôle Financier et le Controls Advisor France, de la Direction du Contrôle Financier d’Esso S.A.F. ont accès à cette boite vocale.

Toutes les pièces physiques du dossier sont conservées dans un coffre-fort. Les documents électroniques sont stockés dans un répertoire du réseau informatique dont le contrôle d’accès est géré par la Direction du Contrôle Financier.

2. Cadre Légal

L’article 8 de la loi n°2016-1691 du 9 décembre relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique impose à toutes les personnes morales de droit privé de plus de cinquante salariés de mettre en place une procédure de recueil des signalements émis par :

1. les membres du personnel, les personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et les personnes qui se sont portées candidates à un emploi au seinde la Société, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
2. les actionnaires, les associés et les titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale de la Société ;
3. les membres du conseil d’administration et de direction de la Société ;
4. les collaborateurs extérieurs et occasionnels de la Société ;
5. les cocontractants de la Société, de ses sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel.

Suite à cette loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique et à l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données, la CNIL a adopté un référentiel relatif au traitement des données à caractère personnel destinées à la mise en oeuvre d’un dispositif d’alertes professionnelles le 18 juillet 2019.

3. Définition du lanceur d’alerte

Conformément à l’article 6 de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique un lanceur d’alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur :

• un crime ;
• un délit ;
• une menace ou un préjudice pour l’intérêt général ;
• une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation
  • d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France
  • d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement
  • du droit de l’Union européenne,
  • de la loi ou du règlement.
• l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société, concernant des faits de corruption ou de trafic d’influence et ce, dès lors que la mise en oeuvre de ces traitements répond à une obligation légale ou à un intérêt légitime du responsable du traitement.

Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.

4. Gestion des signalements

Les signalements devront concerner des faits et informations précis et objectifs plutôt que des personnes. Cependant dans le cas où la personne qui est l’auteur des faits rapportés est connue sans qu’aucun doute ne subsiste, elle doit être citée. A l’inverse si l’identité de cette personne ou les faits rapportés ne sont pas connus de manière certaine il y a lieu d’en mentionner le caractère présumé. La fonction Contrôles fournit également des instructions précises pour lui faire parvenir tout élément, quels que soient sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement. Les informations doivent être formulées de manière objective, en rapport direct avec le périmètre du dispositif d'alerte et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués.

L’auteur du signalement est informé par écrit de sa réception dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.

Sauf si le signalement est anonyme, le destinataire doit vérifier que les conditions relatives à l’alerte (nature des faits et qualité pour signaler) sont respectées.

L’auteur du signalement, hormis le cas où celui-ci est anonyme, doit transmettre tout élément justifiant de sa qualité de lanceur d’alerte au sens du chapitre 3 du présent dispositif.

L'auteur du signalement est informé, le cas échéant, des raisons pour lesquelles l'entité estime que le signalement ne respecte pas les conditions relatives à l’alerte (nature des faits et qualité pour signaler).

Les signalements font l’objet d’un traitement automatisé répondant aux conditions posées par la CNIL dans son référentiel relatif au traitement des données à caractère personnel destinées à la mise en oeuvre d’un dispositif d’alertes professionnelles. Les personnes identifiées dans le cadre de ce dispositif disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition auprès de la fonction Contrôles.

Lorsque les allégations lui paraissent avérées, la société met en oeuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement.

Lorsque les conditions légales sont respectées la société communique par écrit à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas :

• 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement ;
• ou, à défaut d'accusé de réception, 3 mois à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement,

des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Tout abus, et en particulier toute dénonciation calomnieuse pourra donner lieu à des sanctions. A l’inverse nul ne pourra être sanctionné pour n’avoir pas utilisé cedispositif d’alerte ou pour avoir rapporté des faits de bonne foi, même si ceux-ci se révèlent finalement infondés.

Les personnes mises en cause seront informées dès que les éventuelles mesures nécessaires à la préservation des preuves auront été prises. Cette information précisera les faits reprochés, les destinataires de l’alerte, les modalités de l’exercice de droit d’accès et de rectification. En aucun cas l’exercice du droit d’accès ne permettra la divulgation de données personnelles dont en tout premier lieu l’identité de l’émetteur de l’alerte. Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées par la fonction Contrôles jusqu'au terme de la procédure.

Au cas où une alerte s’avérerait infondée le dossier constitué et les données recueillies dans le cadre de cette alerte seront détruits immédiatement et l’auteur de l’alerte en sera informé.

La société procède à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.

Cette procédure est conforme au décret no 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi no 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte et modifiant la loi n°2016- 1691 du 9 décembre relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.

¹ Contact : FR-Alerte-Profession@exxonmobil.com