Dispositif d'alerte professionnelle*

*Ce dispositif et son numéro concernent les sociétés Esso S.A.F., Esso Raffinage, ExxonMobil Chemical France et WOREX.

L’article 8 de la loi n°2016- 1691 du 9 décembre relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique impose à toutes les personnes morales de droit privé de plus de cinquante salariés de mettre en place une procédure de recueil des signalements émis par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels relatifs :

• A un crime ou un délit ;
• A une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;
• A une violation grave et manifeste soit d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, soit d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement ;
• A une menace ou un préjudice graves pour l’intérêt général dont le lanceur d’alerte a eu personnellement connaissance ;
• Aux obligations définies par les règlements européens et par le Code monétaire et financier ou le Règlement général de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF), et dont la surveillance est assurée par l’AMF ou l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolutions ;
• A l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société, concernant des faits de corruption ou de trafic d’influence et ce, dès lors que la mise en œuvre de ces traitements répond à une obligation légale ou à un intérêt légitime du responsable du traitement.

Suite à cette  loi  du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, la CNIL a modifié la procédure d’autorisation unique (Délibération n°2017-191 du 22 juin 2017) qu’elle avait prise en 2005 (Délibération CNIL  n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, modifiée par la délibération n°2010-369 du 14 octobre 2010).

Le dispositif mis en place par notre société est constitué par une boite vocale (N° appel 0800 100 219) ouverte à l’ensemble du personnel ainsi qu’aux collaborateurs extérieurs et occasionnels de la Société. Ce dispositif d’alerte, dont l’utilisation est facultative, est conforme au champ d’application défini dans la délibération No 2017-191 du 22 juin 2017 de la CNIL. 

Les utilisateurs de ce dispositif d’alerte ont la garantie que leur identité, les faits objets du signalement et les personnes visées seront traitées de façon confidentielle par le Comité de pratique des affaires agissant en tant que référent et dont les membres sont astreints à une obligation de confidentialité. En aucun cas leur identité ne sera communiquée à la personne concernée par le cas rapporté. Les Membres du Comité de pratique des affaires sont soumis aux obligations de confidentialité prévues à l’article 9 de la loi du 9 décembre 2016.

La boite vocale est placée sous la responsabilité et opérée par la fonction Contrôle¹ d’ Esso SAF qui fait partie du Comité de pratique des affaires. Cette boite vocale est située dans un local sécurisé auquel seule la fonction Contrôle a accès. Toutes les pièces du dossier sont conservées dans un coffre-fort situé dans le même local. Les documents électroniques sont stockés dans un répertoire du réseau informatique de la société accessible à la seule fonction Contrôles. L’origine des appels à cette boite est indétectable, mais les auteurs des signalements doivent se faire connaitre afin de permettre à la fonction Contrôle de les  informer sans délai de la réception du signalement, des délais nécessaires à l’examen de la recevabilité et des modalités suivant lesquelles il est informé des suites données à son signalement. C’est également la fonction Contrôles qui informe l’auteur du signalement des suites données à son signalement. 

Les signalements devront concerner des faits et informations précis et objectifs plutôt que des personnes. Cependant dans le cas où la personne qui est l’auteur des faits rapportés est connue sans qu’aucun doute ne subsiste, elle doit être citée. A l’inverse si l’identité de cette personne ou les faits rapportés ne sont pas connus de manière certaine il y a lieu d’en mentionner le caractère présumé. La fonction Contrôles fournit également des instructions précises pour lui faire parvenir tout type de documents de nature à étayer le signalement. Les informations doivent être formulées de manière objective, en rapport direct avec le périmètre du dispositif d'alerte et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués.

Les signalements font l’objet d’un traitement automatisé répondant aux conditions posées par la CNIL dans sa délibération n°2017-191 du 22 juin 2017. Les personnes identifiées dans le cadre de ce dispositif disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition auprès de la Fonction Contrôle.

Tout abus, et en particulier toute dénonciation calomnieuse pourra donner lieu à des sanctions. A l’inverse nul ne pourra être sanctionné pour n’avoir pas utilisé ce dispositif d’alerte ou pour avoir rapporté des faits de bonne foi, même si ceux-ci se révèlent finalement infondés.

Les personnes mises en cause seront informées dès que les éventuelles mesures nécessaires à la préservation des preuves auront été prises. Cette information précisera les faits reprochés, les destinataires de l’alerte, les modalités de l’exercice de droit d’accès et de rectification. En aucun cas l’exercice du droit d’accès ne permettra la divulgation de données personnelles dont en tout premier lieu l’identité de l’émetteur de l’alerte. Les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'avec le consentement de celui-ci.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.

Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées par la Fonction Contrôle jusqu'au terme de la procédure.

Au cas où une alerte s’avérerait infondée le dossier constitué et les données recueillies dans le cadre de cette alerte seront détruits immédiatement et l’auteur de l’alerte en sera informé. 

Si vous avez des questions concernant ce dispositif, la fonction Contrôle¹ se tient à votre disposition pour vous apporter toute précision complémentaire sur l’application de ces mesures.

¹Contact : Tel. +33 1 49 67 92 23